如何有效管理远程员工

大约在2020年560万年在英国，人们在家工作。这是劳动力的一个重要部分17.4%确切地说。随着越来越多的雇主见证或体验到允许员工在家工作的好处，越来越多的人转向远程工作也就不足为奇了。

今天，我们将更详细地了解远程工作，特别关注如何有效地管理远程员工，如何最大化远程团队生产力，以及如何确保远程员工的身心健康。

什么是远程工作?

远程工作是一种使个人能够在传统工作环境之外工作的工作方式。员工可以在不需要办公环境的情况下完成所有分配给他们的日常任务。要想成功地远程工作，工作类型不应该需要在特定的地点完成。

远程工作使员工可以在任何地方灵活地工作，并以最适合他们的方式设计他们的工作日和时间表。

远程工作有不同的类型。

主要有三种类型:

1.完全远程

完全远程员工将完全远程工作，不需要进入办公室。可能只有特定的员工是完全远程的，或者他们的整个团队或公司是完全远程的。一些公司没有办公地点，这意味着所有员工都将在家工作。

2.灵活的工作

灵活的工作是指员工既可以在家工作，也可以在办公室工作。它可以包括员工主要呆在办公室，每周在家工作一次，或者主要呆在家里，只参加会议和其他安排好的活动。其他灵活的职位则是远程工作和在办公室工作各占一半。自2014年起，英国所有员工都有要求灵活工作的合法权利，只要他们在公司工作了至少26周，他们的任务就可以远程执行，而且不会对公司造成损害。

3.自由职业

自由职业者是指远程工作的个体经营者，通常为多个客户完成任务和项目。自由职业者通常自己设定他们的条款和工资水平。自由职业既可以全职也可以兼职。

在不同的领域和部门，远程工作变得比以往任何时候都更受欢迎。远程工作最常见的行业包括:

远程工作的好处是什么?

远程工作有很多潜在的好处。员工和雇主都能从远程工作中受益。

员工受益:

• 灵活的安排
  远程工作可以让员工完成其他任务，或者按照最适合自己的时间安排工作。他们可以根据公司的需要来设计自己的工作日。例如，父母可以从工作中抽出时间去上学，同时确保他们完成当天的预期任务。
• 节省通勤时间
  根据英国职工大会(TUC)2018年，美国上班族平均通勤时间为221小时。这比2008年增加了21个小时。在工作日之外多花一个小时通勤会降低工作效率，增加压力和疲劳程度，减少员工的自由时间。
• 改善健康和福祉
  在家工作的灵活性有助于改善员工的健康和幸福。灵活的工作时间和没有通勤可以降低压力水平和更好的生活工作与生活的平衡．
• 在任何地方工作
  远程工作对于住在大城市以外的人来说是很好的。由于许多公司都设在伦敦、曼彻斯特或爱丁堡等城市，来自小城镇和村庄的人可能会有更少的就业选择。能够在任何地方工作都消除了这个障碍。

对雇主的好处:

• 提高生产力和性能
  一个更舒适的工作环境，更少的干扰和干扰，没有通勤，灵活的工作时间，所有这些因素加在一起，创造了生产力和表现的提高。
• 降低管理费用
  在家办公可以节省办公室租金、日常开支和办公用品等费用。
• 获得更广泛的人才库
  通过提供远程工作的选择，你将不再局限于通勤距离内的人。相反，你可以雇佣到国内最优秀的人才。
• 提高员工保留率
  拥有更灵活的工作时间和在家工作的选择是许多员工所看重的。这可能会导致更高的员工保留率和更少的职位空缺。

远程工作的共同挑战是什么?

远程工作有一些共同的挑战，雇主和员工都应该确保他们意识到。

• 隔离
  在家工作可能会让员工感到孤立。员工可能会错过工作的社交方面，这可能会导致缺乏团队精神或在公司内的归属感。
• 沟通缺口
  员工与主管和员工之间的交流将会减少。较少的管理支持会导致员工工作效率降低。员工也很难获得信息和支持。
• 难以保持积极性
  家里的分心，缺乏监督，以及不在传统的工作环境中都可能导致缺乏动力。
• 难以从工作中解脱出来
  灵活的工作时间和在家工作对一些人来说可能是件坏事。当你在家工作时，很难创造工作与生活的平衡，而且很难关掉工作模式。一些在家工作的人发现自己想工作的时间更多，或者工作时间超过了规定的时间。
• 团队领导和管理可能更加困难
  无法面对面沟通并提供直接监督会使团队领导和管理更加困难。也很难看到一项任务或分配的进展，以及员工的进展情况。

管理者如何支持远程员工

有效地支持远程员工可以帮助在家工作更有效和高效。管理人员可以通过几种方式支持远程员工，但重要的是要记住，不同的员工有不同的需求。管理者应该根据员工的需要和要求来改变他们所提供的支持的类型。

管理者可以采取以下措施来支持远程员工:

• 执行每日或每周检查:这不仅能让你有责任感，还能向远程员工表明，你仍然可以提供帮助或指导。签到可以单独完成，也可以通过团队电话完成。您可以选择设置一个时间来每天与远程员工进行检查，或者根据员工的工作时间表进行更改。
• 确保不排除远程工作者:如果一些员工远程工作，而另一些员工在办公室工作，很容易产生一种被排斥的感觉。确保远程工作者参与会议和任何决策，邀请他们参加社交活动，并确保他们知道任何更新或变化。
• 灵活调整你的期望:请记住，你对远程办公员工的期望应该与办公室员工不同。只要他们完成了任务和工作要求，并完成了他们每天的工作时间，就应该给予灵活性，并且应该理解他们不同的时间表。
• 提供相同的设备和技术:如果任何设备或技术是他们工作角色的一部分，或提供给办公室员工，这些同样的津贴应该给予远程工作者。比如公司的电话或笔记本电脑、办公椅和电脑软件。
• 给予鼓励和情感支持:承认并意识到远程员工可能面临的压力、焦虑和其他情绪问题是很重要的。与员工沟通，询问他们是如何应对的，或者你是否能做些什么来帮助或支持他们，这些都是表达关心的好方法。你还应该留意他们在沟通或工作上的任何变化，这些变化可能表明他们正面临一些困难。
• 制定一些参与规则:由于远程员工不太容易联系，所以制定工作规则可以帮助每个人更容易地沟通。让员工说明他们更喜欢如何被联系，或者在工作日是否有任何时间他们无法被联系上。确保你的远程员工也知道如何联系你和其他团队成员。
• 鼓励一种归属感:如果团队中有一部分人很遥远，那么创造团队精神和归属感就会更加困难。作为一名经理，你必须想办法把团队团结起来，创造一种信任和相互尊重的感觉。

如何管理远程团队

管理远程团队不同于管理单个远程员工。这是因为团队中没有人会以办公室为基础。你需要确保每个员工都得到支持，同时也要确保整个团队的成功、生产力和效率。

下面是一些小贴士，可以帮助你管理远程团队。

1.设定明确的期望

员工应该知道对他们个人的期望是什么，对他们作为一个团队的要求是什么。每个人都应该意识到自己的责任和必须完成的任务。

2.制定明确的沟通准则

你还需要明确沟通的期望和指导方针。这可能包括你希望员工与你和团队其他人沟通的频率，以及每天或每周是否有任何时间需要与他们保持联系。找出或明确首选的沟通方式，以及你希望员工回复邮件的速度，是避免任何混乱或冲突的简单方法。如果你要求每天或每周开会，确保沟通清楚。临时会议应该提前通知员工。

3.考虑不同的时间表

对许多员工来说，远程工作的最大优势之一是时间安排灵活。在设定最后期限和安排会议时，请记住这一点。在等待员工回复的时候，要记住灵活的工作时间，因为他们的工作时间可能和你不同。

4.建立周报或月报制度

对于远程团队的经理来说，了解正在完成的工作以及评估工作效率是非常困难的。另外，也很难看出员工是否在努力完成一项任务，是否需要额外的支持。报告系统帮助您监督任务或项目的进展情况。

5.确保所有信息都是可访问的

在办公室里很容易获得的信息在家里就很难获得。如果这些信息可以通过电脑访问，确保你有最高级别的网络安全，并且员工可以访问安全设备，那么无论这些信息有多敏感，他们都可以从家里访问这些信息。

6.确保没有员工被孤立

如果一些员工在不同的时间工作，他们很容易感到与团队其他成员隔离。试着把会议或活动安排在每个人都能完成的时间，并考虑任何可以完成的团队建设活动。

7.代表的职责

当你想知道如何远程管理你的任期时，你可能会想到委托。仅仅因为你的团队是远程的，并不意味着一些员工不会比其他人承担更多的责任。考虑一下哪些员工最适合哪些任务，谁可以与谁合作，哪些任务可能需要由某些员工监督。明确你的授权，并确保任何授权都是公平的。

8.设定清晰可行的时间框架和最后期限

可以是每天、每周、每月或每个任务。时间框架应该清楚地沟通，并且每个参与的人都应该可以实现。

9.寻求反馈

询问员工的反馈可以鼓励他们说出他们认为不起作用的事情或他们需要支持的事情。这可以让他们知道你在乎他们，他们的声音很重要。你可以从整个团队中寻求反馈，也可以单独与每个员工接触。

10.如果可能的话，安排面对面的交流

这可以是面对面的会议或社交活动。面对面的互动可以建立团队精神和归属感。它还可以在团队中建立人际关系，鼓励建立信任、积极的工作关系。

如何有效地远程雇佣员工

远程招聘员工可能会更加困难，因为未来的员工将没有机会参观办公空间，与团队其他成员见面，并感受公司。远程面试对你和潜在员工来说都比较困难。

为了帮助你更有效地远程招聘员工，请遵循以下建议:

• 确保你在网上有很强的影响力，而且你的品牌标识清晰可见。
• 清楚地了解你在未来员工身上寻找的品质、技能和资格。
• 清楚地描述这份工作的内容、未来雇员的职责、典型工作日的信息以及灵活的工作时间。
• 仔细计划一个涵盖所有必要领域的问题清单。
• 仔细考虑在哪里发布招聘广告，在哪里寻找潜在员工。
• 评估未来员工与公司的契合度，以及你认为他们远程工作的能力。
• 给应聘者一次虚拟试用，或者给他们分配一个小任务，看看他们远程工作的效果如何。
• 确保你的工作待遇有吸引力，与办公室员工的待遇相匹配。

如何促进和管理健康的远程工作

作为经理或雇主，了解并促进远程员工的身心健康是很重要的。

• 建立开放和信任的关系
  如果你营造了一种员工不会感到被评判或不被支持的文化，他们就更有可能在遇到困难或健康问题时来找你。
• 定期签到
  签到并不仅仅是关于工作项目和任务。讨论员工可能面临的困难，提供支持，并提出问题。确保你承认任何成就和出色的工作，而不是只评论消极的方面，这是另一个促进远程员工健康的好方法。
• 精神健康和身体健康一样重要
  打破心理健康的污名是必要的。表现出你和整个公司都认真对待心理健康问题，并提供你能提供的任何支持。为员工提供必要的帮助，比如减少工作量或延长截止日期。
• 允许灵活工作
  这可以让你的员工以最适合他们的方式安排他们的工作日。把你的注意力从工作时间转移到已经完成的目标和任务上，这对每个人都有好处。
• 提供任何有利于员工的设备或资源
  仅仅因为他们在家工作，并不意味着你不应该确保他们的工作生活更轻松。提供办公家具，如桌子和支持性椅子，可以帮助保护他们的肌肉骨骼健康。你还应该确保任何技术都是最新的，不会让他们的生活更有压力。
• 要意识到精力耗尽
  当你远程工作时，保持工作生活和家庭生活之间的分离可能会更加困难。鼓励员工分开工作，不要期待工作时间之外的交流，这是有益的。

如何管理有效的在线会议

在线会议越来越受欢迎，尤其是随着越来越多的员工远程工作。把所有人都安排在同一个地方是很困难的，特别是如果你的公司没有办公地点，或者你的员工住在通勤距离以外的地方。

有效地管理在线会议比你想象的要容易得多。下面是一些你可以遵循的技巧，帮助你的在线会议更顺利地进行，更有成效。

1.准备一份定义明确、易于执行的议程:你可以准备所有需要讨论的项目，并按照优先顺序组织它们。提前发送议程可以让你的员工准备好他们可能需要提供的任何信息，并可以防止任何混乱或浪费时间。

2.设定时间限制:如果每个人都知道时间限制，这将使所有参与者集中精力，防止时间被浪费。

3.提前准备好会议场地:你可能需要在一个在线视频平台上安排会议，并提前发送密码。确保您在会议开始前已经登录并检查没有问题。

4.以身作则:确保你穿着专业，在一个没有干扰的房间里，井井有条。这可以让其他员工知道公司对他们的期望是什么。

5.确保每个人都对结果满意:这有助于会议中的每个人都感到被重视和被倾听。这也有助于防止以后出现任何问题。

6.分享会议记录:发送笔记的摘要，任何行动点以及谁负责什么可以帮助确保一切顺利进行。会议记录对不能参加会议的人也有帮助。

管理在家办公的法律和合同因素

雇主必须了解所有的法律和合同考虑因素，并确保他们遵守这些因素。这些考虑因素可能根据正在进行的远程工作的类型而有所不同。

然而，有一些方法可以确保你的公司遵守所有法律和合同的考虑因素:

• 检查你的雇佣合同这些应反映任何在家工作的安排，如工作时间、费用、数据保护、保密和免税。
• 回顾你的远程工作政策确保它涵盖监督，包括员工将如何和多长时间接受监督，沟通要求，以及如何衡量绩效。
• 〇查看保险你们的责任保险包括在家工作的员工吗?如果没有，你可能需要联系你的保险公司来更新你的保险范围。
• 检查员工的权利和福利是否准确远程工作者享有与现场工作者相同的福利待遇。如果不能确保同样的权利和福利，可能会被指控为歧视。
• 进行风险评估你的任何风险评估都不太可能与员工的工作环境相关。电子风险评估可由员工自行完成。他们可以强调家中可能存在的任何风险，以及如何解决这些风险。
• 确保数据保护和安全-员工可能在家中访问机密信息。确保所有数据保护遵守法律法规，了解网络安全，使用密码，保护机密信息。